传统采购业务存在问题的原因分析

作者: admin 分类: 技术资讯 发布时间: 2020-01-03 16:28

传统采购业务流程存在以上问题的根本原因在于严重的信息不对称。

1.生产车间与采购部门:如果信息充分对称,则采购部门可以在收到订购单前着手了解市场、询价、搜集资料等基本工作,减少活动间的等待,但现状是只有当生产车间填写订购单后采购部门才能了解到生产车间的需求并着手开始工作。

2.生产车间与仓储部门:如果信息充分对称,则仓储部门可以在生产车间填写订购单之前告知采购部门生产车间的大致需求,方便采购部门提前准备,但是仓储部门并未起到“润滑剂”的作用。

3.采购部门与决策者:在传统采购业务中,采购业务信息在基层采购业务人员处集中处理,但采购业务人员并不具有供应商选择及采购的决策权。随着采购业务信息向上级主管的传递,信息量在逐渐减少,但上级主管的采购决策权却在逐渐增大,容易导致钱权交易以及不正当竞争行为。

4.企业与供应商:如果信息充分对称,供应商可以在企业采购部门进行市场询价前毛遂自荐并提供其产品信息与报价,增加合作可能性;企业可以通过提前对比多家供应商所提供的信息可以充分了解市场行情,使自己处于博弈的有利地位。

四、传统采购业务流程再造

所有企业的最终目的都应是为了提升顾客在价值链上的价值分配。在传统采购业务中,非增值活动比例较高,因而我们采用ESIA流程再造法,清除无附加价值的步骤、简化过于繁杂的环节、整合不同职能和流程、利用先进的信息技术实现流程自动化,并提出全新的采购业务流程。流程再造后的采购业务如下图:

具体来说,再造后的采购业务是“网络式”的,包括:①采购部门将订单信息输入数据库②供应商将其产品信息输入数据库③主管领导通过数据库作出采购决策④供应商交付商品后,仓储部门验收商品并将相关情况输入数据库⑤财务部门通过数据库信息进行处理。不仅如此,在某些企业中仓储部门与采购部门甚至可以合二为一。

通过利用信息技术建立共享数据库,采购业务涉及的各个部门都可以同时取得想要的信息,减少活动间的等待,并可提前做好工作准备;由于所有相关信息仅需一次性输入共享数据库,因而减少重复活动和反复检查;各部门通过共享数据库获得所需信息也避免了部门间的协调工作,大大提高采购业务的效率。

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